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Sistema de Matrículas tipo SIMAT 2021

Demo X41. 3162207066 para mayor información.

Para la Gob Santander Nestor Santos a 18/01/2020
Antes de empezar el proceso, por favor, y para que evites perdida de tiempo, haz lo debido, lee esta página, entiende, mira el video paso a paso, evita errores de digitación.

RECOMENDACIONES:

  1. Primero que todo revisa el video de orientación, te dá un paso a paso. Nota: Antes de ver el video lee atentamente los numerales 7, 8 y 9, 10.
  2. Al crear el perfil o cuenta (y es solo para acudientes), debes escribir cuidadosa y correctamente el documento, email y el número de celular; la contraseña debe ser fácil de recordar (sensible a mayúsculas y minúsculas). El perfil se crea por única vez con el botón CREAR CUENTA, y ya creado (se crea solo una vez) se accede con el botón INICIAR SESION. 
  3. Lee las ayudas de cada campo en el formulario de la matrícula, no todos tienen.
  4. Inquietudes: Pregunta a alguien del colegio por whatsapp o celular o director de grupo o teléfonos del Colegio.
  5. Estamos estrenando la versión 1.0, ten paciencia pero comunica cualquier inquietud en términos precisos.
  6. Sí, se puede hacer la matrícula en varias sesiones de trabajo y los datos quedan guardados.
  7. Cuidado con el botón Finalizar Matrícula, si lo ejecutas la plataforma asume que haz terminado el trámite y no te va a dejar seguir actualizando pero sí consultando.
  8. En Documento 1 y Documento 2 se suben un archivo PDF por Documento, ¿Qué deben contener esos archivos? Rta. Preguntar en el colegio. NOTA: Máximo 1 MB por Documento, si supera no se dá por subido y el proceso falla.
  9. La fotografía del alumno puede ser tomada con un celular dejarla en formato JPG a 480×640 ó 600×800 pixeles, en https://www.photoresizer.com/  te ayudan a dejar la foto con esas características. Fondo claro de la foto y tipo documento de frente, que te quede similar a como las toman en Foto Japón. Mira el video, allí encontrarás las explicaciones para una crear una foto documento más profesional.  NOTA: Si supera 150 KB no se dá por subida y el proceso falla.
  10. Para validar que tu matrícula está tramitada deberás: a) Finalizar Matrícula (solo cuando estés seguro de que la ha tramitado por completo). b) Validación: Entra nuevamente a la plataforma y observa que el botón Finalizar Matrícula esté en GRIS y DESHABILITADO, que los datos se aprecien en los campos desde la pestaña #1 hasta la pestaña #13.

PROCEDIMIENTO MATRICULA 2021:

En esencia debes crear una cuenta dentro de este sistema y usándola, actualizar los datos del o de los alumnos acudidos. Estos son los cinco pasos que hemos estructurado para hacer el trámite de renovación de la matrícula o de una matrícula de nuevo alumno, pilas… si eres visual, (hoy en día casi todos lo somos) entonces ve y mira el video mejor:

PASO 1. CREAR CUENTA.

Es la cuenta que crea el acudiente como responsable del o de los alumnos a matricular. Se le solicita el documento y el email, datos que no deben haber sido ingresados anteriormente.  Obviamente no es necesario crear la misma cuenta de acudiente dos o más veces pues el sistema no lo permitirá, si olvidaste algún dato para ingresar al sistema deberás contactar al administrador del sistema de matrículas del colegio.

PASO 2. DATOS DEL ACUDIENTE.

En este paso el acudiente ingresa a la plataforma con los datos del paso 1 y  consigna sus datos básicos como familiar o responsable del o de los alumnos. Incluido e indispensable el número de Celular, y pilas solamente y una vez creada la cuenta, ingresas con la credencial de acceso: 1° El usuario, 2° La Contraseña; el usuario puede ser cualquiera de estos tres datos previamente registrados: Documento, Email o Número de Celular.

PASO 3. RELACIONA EL ESTUDIANTE PARA QUIEN ERES ACUDIENTE.

Este paso lo debes hacer estando dentro de tu cuenta de acudiente, si el sistema te sacó no te preocupes vuelve a ingresar. En este paso debes relacionar uno a uno cada alumno de los cuales eres acudiente así:

a. Relaciona el número del documento del alumno y confírmalo. Debes escribir ambos datos iguales.

b. Clic en el botón Validar. Si el alumno está en nuestra base de datos vas a poder proseguir sino generarás un error para lo cual recomendamos salir del sistema. Si el alumno no se encuentra es por que al momento de validar los dos datos no coincidieron (diferentes) o ese documento no lo poseemos en el sistema (habla con el administrador del colegio). Si al validar sale el nombre del alumno y es correcto, prosigue al paso 4.

PASO 4. ESTUDIANTE.

En este paso defines el parentesco y si eres el acudiente (sino eres el acudiente igual puedes hacer la matrícula y el sistema te asumirá como familiar). Presiona el botón Guardar. Hay más alumnos? si sí, prosigue agregándolos, si no Termina, el sistema te sacará y deberás volver a entrar para realizar la matrícula.

PASO 5. MATRICULA.

Ingresa al sistema con tu cuenta de acudiente, para cada alumno tienes un link “Actualizar Información”, la idea es que entres a ese link para cada alumno y hagas el proceso de actualización de datos para la matrícula donde deberás tener en cuenta que:

a) Hay campos en gris, déjalos quietos no son editables.

b) Los demás campos sí tienes que actualizarlos, corregirlos o rellenarlos.

c) El formulario está organizado por fichas o pestañas numeradas del #1 al #13, la mecánica es ir pestaña por pestaña a actualizar la información; una vez has actualizado los campos de una pestaña le das clic al botón azul “Actualizar”. Cada vez que haces “Actualizar” el sistema guarda los datos y te envía al inicio del formulario para que escojas otra pestaña y prosigas la actualización de datos.

d) Solo cuando ya todas las pestañas han sido actualizadas le das clic al botón verde “Finalizar Matrícula”, y mucho cuidado una vez la finalizas no hay vuelta atrás, ya no podrás actualizar datos.

Si por error o por falta de leer le diste “Finalizar Matrícula” y te quedaron datos por actualizar, habla con el administrador, será necesario hacer un trabajo adicional y demorado.

Si tienes que cargar documentos, y al cargar la foto, el proceso siempre empieza haciendo Browse y luego haciendo clic en Actualizar.

CRONOGRAMA:

Apertura: 30/11/2020

ERRORES y SOLUCIONES:

  • Error al validar el documento del alumno.  Ocurre por una de dos razones, o quedó mal escrito, o estando bien escrito no existe en nuestras bases de datos.  La solución es: Salir y volver a entrar al sistema (indispensable), luego asegúrate de que estas escribiendo bien el documento y la confirmación del documento.  Si el error persiste entonces definitivamente el documento no existe en nuestra base de datos, en dado caso acude a la secretaría del colegio y solicita la incorporación del documento a la base de datos.
  • Que hago si genero un error involuntariamente?. Mientras sale una versión mejorada del software debes hacer esto: Salir de la plataforma, ojalá mejor cerrar el navegador y volver a ingresar. Si el error persiste  considera eliminar el historial de navegación o cambiar de navegador o hablar con el administrador.
  • No carga los documentos PDF.  Es que deben ser de hasta 1 Mb cada documento, si supera ese tamaño no lo cargará y si aún teniendo menos de 1 Mb no le carga es debido a la falta de banda ancha. El procedimiento es clic en Browse, escoges el PDF desde una ubicación en disco duro, haces clic en el botón Actualizar y vuelves a entrar a la pestaña documentos, podrás observar que aparece una etiqueta verde indicando que el documento ha sido cargado.
  • ¿Cómo sé que el documento está cargado?. Por que la etiqueta de color rosado cambia a color verde claro.
  • ¿Cómo hago para que la foto quede de menos de 150 Kb?.  Revisa el video y aprende sobre plataformas para fotografía, el tamaño en ancho y alto y otros tips para fotografiar con un celular.
  • ¿Cómo hago para dejar los documentos PDF a menos de 1 Mb?.  Fácil, trabaja en escala de grises y juega con los parámetros del scanner o de la App del celular (por ejemplo CamScanner). Asegurate que la información escaneada sea legible y nítida.
  • ¿Cómo sé que los datos están cargados?.  Por ahora es entrando y revisando en cada pestaña de la 1 a la 13.
  • Perdí la clave ¿Qué hago?.  Por ahora informa a secretaría y cada viernes o sábado se reenviará al email reportado en el sistema.
  • Terminé la matrícula antes de tiempo, ¿Qué hago?.  Acude a secretaría e informa el documento, nombres y apellidos del alumno al que cerraste la matrícula.  Esperas 1 o 2 días y lo vuelves a tener editable.